خمس نصائح لعقد اجتماعات أفضل بين شخصين | من «MIT SMR»

ترجمة لولوة العيدان

تعرّف في هذا المقطع القصير إلى أساليب مبتكرة لتعزيز فعالية الاجتماعات الفردية بين المديرين وموظفيهم المباشرين وتقليل التوتر اتجاههم.

ما شعورك حيال الاجتماعات الفردية؟ قد يكون من الصعب تخصيص وقت لها خاصةً في ظل ضغوط العمل اليومية. لكن يمكن أن تكون هذه الاجتماعات مفيدة جدًّا إذا أديرت إدارةً صحيحة. فإذا لم تُدَرْ جيدًا، فقد تصبح محرجة وغير مريحة، ويشعر كثير من الناس هكذا، بل إن واحدًا من كل أربعة عاملين لا يجري أي اجتماعات فردية منتظمة مع مديره أو مرؤوسه.

سنشارك في هذا المقطع خمس نصائح لتحسين تجربة الاجتماعات الفردية، ستساعد هذه النصائح البسيطة المديرين على هيكلة هذه الاجتماعات، بحيث يخرج منها الموظفون بشعور بالنشاط والإيجابية بدلًا من الإرهاق.

أولًا، اعقد اجتماعات فردية متكررة: أظهرت الدراسات أن الموظفين الذين يلتقون مديريهم أسبوعيًّا يشعرون بمزيد من الرضا والتحفيز، كما أن تحديد جدول زمني ثابت، يساعد في تخفيف التوتر المرتبط بهذه الاجتماعات.

ثانيًا، توافقوا على الأهداف: تفتقر هذه الاجتماعات غالبًا إلى أهداف محددة، ولا يمكن تطبيق نهج موحد على الجميع، فقد يرغب البعض في بناء علاقات شخصية، في حين يرغب آخرون في حل مشكلات العمل. لذلك؛ من المهم فهم احتياجات كل فرد وتحديد التوقعات والأهداف المشتركة لتقليل القلق وتحسين فعالية الاجتماعات. وعندما يتعاون الموظفون والمديرون لتحديد التوقعات والأهداف، فإن ذلك يقلل من مستوى القلق قبل الاجتماعات، ويعزز الفهم المشترك لكيفية إنجاحها.

ثالثًا، حدد جدول أعمال مشتركًا بدلًا من التسرع في وضع جدول أعمال قبل الاجتماع ببضع دقائق: يمكن للمديرين استخدام قائمة مواضيع بسيطة، ويجب أن تركز هذه القائمة على المجالات الأكثر أهمية لنمو الموظفين، وأن تسمح للموظف بتوجيه ما يناقشه. وعلى المديرين تخصيص وقت لخمسة أسئلة رئيسة: ما الذي يسير على ما يرام؟ كيف يمكنني المساعدة؟ ما أهم أولوياتك هذه الأيام؟ هل هناك أي شيء جديد أو قادم ترغب في أن أطلع عليه؟ ما أحوالك الشخصية؟

رابعًا، ركز على النتائج وليس على التفاصيل الصغيرة: امنح الموظفين الثقة والمساحة اللازمتين لإنجاز المهام بدلًا من التدخل المفرط. يجب أن يركز المديرون على تحديد الأهداف الواضحة والسماح للموظفين باختيار أفضل الطرائق لتحقيقها، وهذا النهج يسهم في خلق بيئة عمل إيجابية ومحفزة.

خامسًا، لا تهمل المتابعة: من الضروري الالتزام بالمواعيد وتنفيذ المهام المتفق عليها، ويجب على المديرين أن يحرصوا على متابعة المهام الموكلة إليهم في الاجتماعات السابقة.

يبني هذا الثقة المتبادلة، وهي أساس العلاقات المهنية الناجحة. يمكن للقادة بدء محادثات مثرية ومفيدة من خلال تحديد أهداف واضحة، وهيكل مناسب للاجتماعات الفردية، وتخصيص الوقت لمناقشة أهداف العمل. كما أن توفير الدعم يعزز علاقة العمل ويحسن أداء الموظفين. يمكن أن تصبح الاجتماعات الفردية أداة قوية لتحفيز الموظفين وتعزيز الالتزام المؤسسي، إذا أديرت إدارةً صحيحة.

—————————-

تُرجمت هذه المقالة بدعم من مبادرة «ترجم»، إحدى مبادرات هيئة الأدب والنشر والترجمة.

الآراء والأفكار الواردة في المقالة تمثّل وِجهة نَظر المؤلف فقط.