أربع طرائق لتنشيط الاجتماعات | من «MIT SMR»

ترجمة: سمية القحطاني

هل أنت قائد يثير الحديث حول الأسئلة ذات المعنى؟ أم إنك قائد يولّد شعور اللامبالاة؟ استخدم هذه الطرائق لتحفيز الاجتماعات وتعزيز نجاح فريقك.

ألكسندر لودون – كارولين غيسون – بيسيل

في أثناء تنظيمك اجتماعًا لمناقشة قرار مهم يلوح في الأفق، تلاحظ في بدايته أن استجابات فريقك لأسئلتك ضعيفة؛ إذ يظهر معظم الأفراد غير مبالين، بينما يستحوذ عدد قليل فقط على النقاش. نتيجة لذلك، يتعطل التقدم نحو اتخاذ القرار. على الرغم من أن هذا الوضع أقل حدة من المعارضة العلنية، فإن مستوى اللامبالاة يعكس قلة الحماس، ما يجعل اتخاذ القرار أكثر صعوبة مما ينبغي.

هذا النوع من المواقف يُعدّ كابوسًا للقادة، حيث يعاني كثير منهم تحديات مشابهة. في الوقت نفسه، يُضطر الموظفون حول العالم، إلى قضاء جزء كبير من وقت عملهم في اجتماعات غالبًا ما تتسم بالتكرار، أو الفوضى، أو الإطالة غير المبررة، أو مجرد الرتابة، ما يحوّل هذه الاجتماعات إلى عبء ثقيل بدلًا من كونها أداة فعالة لتعزيز الإنتاجية.

ماذا عسى القادة أن يفعلوا إزاء هذا الفتور في التفاعل؟ إن كثيرًا منهم يلجأ إلى أساليب عقلانية لضمان انتظام سير الاجتماعات؛ كإعداد جداول أعمال مفصّلة للحضور، وتوفير قراءاتٍ مسبقة، واعتماد استراتيجياتٍ لإدارة الوقت. غير أنّ ذلك لا يكفي؛ فالاجتماعات ليست مجرّد تبادلٍ للمعلومات، بل هي فضاءٌ يلتقي فيه أشخاصٌ يتعاملون مع العواطف، ويكابدون حلّ المشكلات، ويتأثّرون بالآخرين ويؤثّرون فيهم.

يجب على القادة أن يعترفوا بهذا الواقع، ثم يقوموا ببعض التغييرات لتحويل التنسيق من تبادل معاملات إلى حوار ذي معنى. لإطلاق العنان لإمكانات الفريق الكاملة، فإن القيام بذلك يمكن أن يساعد في الابتكار، وتعزيز الاتصال، وتنشيط الحضور.
دعونا نستكشف أربع استراتيجيات يمكن للمديرين استخدامها لجعل الاجتماعات أكثر فاعلية، وتغيير الجو العام من اللامبالاة إلى الحماس.

1. تغيير الروتين المعتاد

عندما تُدار الاجتماعات بالطريقة نفسها أسبوعًا بعد أسبوع، فإنها سرعان ما تصبح متوقعة ومملة. إن إحدى الطرائق لزيادة تفاعل الحضور هي إعادة التفكير في هيكل الاجتماع ونهجه.

على سبيل المثال، عام 2019م، عقد المسؤولون التنفيذيون في شركة “Equinor” للطاقة اجتماعًا لمناقشة الاستراتيجية المستقبلية للشركة، وبدلًا من إعداد عرض تقديمي تقليدي باستخدام الشرائح، قدم رئيس تطوير الاستراتيجية للشركة لعبة بطاقات. تداول الفريق 16 بيانًا، كل منها يصف وجهة نظره، ولكل قرار يظهر المسؤولون التنفيذيون بطاقة إبهام مرفوعة أو موجهة لأسفل، ثم يشرحون سبب موافقتهم أو رفضهم للقرار. هذا النهج التفاعلي وغير التقليدي خفف من توتر المسؤولين التنفيذيين، وشجع المشاركة، وساعد المجموعة على الوصول إلى توافق.

ضع في حسبانك أنواع الشخصيات المختلفة داخل المجموعة عند تجربة نهج جديد للاجتماعات.

إن إحدى الطرائق الأخرى لجعل الاجتماعات أكثر فاعلية؛ هي تغيير ترتيب غرفة الاجتماع؛ مثل نقل طاولة الاجتماع من وسط الغرفة إلى جانبها، أو جعل جميع المشاركين يقفون. بدلًا من ذلك، يمكنك إجراء اجتماعات في أثناء المشي، أو عقد اجتماع خالٍ من الأجهزة المحمولة والشاشات. تؤدي هذه التغييرات إلى كسر النمط المعتاد، ما قد ينعش أذهان المشاركين ويزيد من حماسهم.

يمكن أن توفر الكتيبات الإرشادية للموظفين المنشورة من الشركات التقدمية، أفكارًا إضافية لتجديد الاجتماعات (الاستفادة من أفكار الشركات الأخرى).

ضع في حسبانك أنواع الشخصيات المختلفة داخل المجموعة عند تجربة طرائق جديدة للاجتماعات.

تذكر أيضًا أن أي ممارسة جديدة للاجتماعات ستصبح قديمة في النهاية. جدد الطرائق بانتظام في الممارسات التي كانت فعّالة والتي لم تكن كذلك، واجتهد في تحديد النمط الذي يعمل بشكل أفضل مع فريقك.

2. حدد المشكلة الكبرى المطروحة

عندما يتجنب الناس مناقشة المواضيع الصعبة في الاجتماعات؛ ربما خوفًا من الصراع، أو بسبب عدم الراحة مع الأنماط السائدة، فإن التوتر سيزداد. على سبيل المثال؛ فكر في فريق يواجه صعوبة في اتخاذ القرارات ويطلق النكات خلال الاجتماعات، ولتجنب القضية المطروحة في كل مرة يتعين فيها اتخاذ قرار، ستبقى المشكلات أو المخاوف دون معالجة، ما يؤدي إلى مشكلات أكبر لاحقًا، ما يتسبب في معاناة الفريق في المضي قدمًا.

بالنسبة للقادة، فإن معالجة التأثير العاطفي لهذا السلوك على الاجتماع دون إلقاء اللوم على الآخرين، أمر بالغ الأهمية. يمكن للقائد أن يعبر عن إحباطه لتخفيف التوتر وفتح باب للمحادثة؛ يمكن أن يعمق ذلك أيضًا الروابط داخل الفريق. لإنجاز المهمة، قد تحتاج إلى استخدام أكثر من أسلوب شفهي ومادي.

في إحدى شركات السلع الاستهلاكية، على سبيل المثال، اتّفق أعضاءُ الفريق على أنه متى شعر أيُّ شخصٍ بوجود مشكلةٍ لم يُتطرَّق إليها، رفع يده وأعلن: «الفيل في الغرفة». ولترسيخ هذا النهج، اشترى الفريق فيلًا ورديًّا محشوًّا ووضعه على طاولة الاجتماع. وقد أسهم تسليطُ الضوء عمدًا على هذا السلوك، وإبرازُ الإجراء المطلوب، في تخفيف التوتر بين أعضاء الفريق وتمهيد الطريق نحو اتخاذ الإجراءات.

قد تتطلب بعض المواضيع الجادة تدخلات مختلفة لتشجيع الآخرين على التعبير عن أنفسهم. ولتشجيع مناقشة التحديات التي تواجهها النساء في التقدم في مساراتهن المهنية، تعاونت شركة الخدمات “KPMG” مع فنانين، وبناءً على المقابلات التي أجريت، طور الفنانون مسرحية تناولت ثقافة مكان العمل في الشركة، وتوازن العمل والحياة، والمتطلبات المهنية للنساء، وسلوكات “الذكور المهيمنين”. ساعدت هذه القناة التواصلية غير التقليدية، الفرق على التعرف إلى التحيزات وفهم أفضل لموضوع صعب.

لنجاح هذه الأساليب، يجب على القادة إنشاء بيئة آمنة نفسيًّا، أو بيئة يشعر فيها الناس بالأمان لخوض المخاطر، ومشاركة الأفكار، والتعبير عن أنفسهم دون الخوف من العواقب السلبية. يمكن للقادة تحقيق ذلك من خلال وضع مبادئ للاجتماعات مع فرقهم، لضمان شعور الجميع بالراحة في المشاركة والنقاش.

3. اجعل الجميع يشعرون أن آراءهم ذات قيمة

يريد الناس أن تؤخذ قرارتهم على محمل الجد. إذا لم يشعر المشاركون في الاجتماع بذلك، فقد يلاحظ المديرون الصمت أو المقاطعات المتكررة، أو الإشارات غير اللفظية؛ مثل التنهد ونظرات الازدراء أو تقليب العينين، أو المجاملة في الرد على الأسئلة.

إن تصميم جدول أعمال شامل للاجتماع يضمن شعور المشاركين بأنهم مُقدَّرون، ويحصلون على فرصة للمساهمة. يمكن للمديرين عقد اجتماعات شاملة باستخدام طرائق؛ مثل مطالبة المشاركين بكتابة آرائهم على ورق ملاحظات قبل بدء المناقشة حول موضوع ما، أو جعل أحدهم يلخص نقاط المتحدث السابق قبل إضافة وجهة نظره. يتيح ذلك للمشاركين وقتًا للتفكير والتعبير عن أفكارهم بوضوح، ويحقق توازنًا في المشاركة؛ إذ إن الاستماع الحقيقي يتجاوز مجرد انتظار دورك في الحديث، إنه يتطلب التعاطف، وفهم وجهة نظر المتحدث، وإدارة التحيزات الشخصية والجماعية.

رغم أنه قد يبدو عكس التوقعات، فإن إدخال لحظات من الصمت يساعد أيضًا المشاركين في الاجتماع، على الاستماع إلى الكلمات المنطوقة وهضم المشاعر والنيات والفروق الدقيقة غير المعلنة. ذات مرة، قمت بتسيير جلسة بدأت بتوتر، مع مقاطعات متكررة ووجهات نظر متضاربة. أدى تقديم لحظة من الصمت المشترك إلى إحداث تغيير كامل، فعندما تأمل أعضاء الفريق في وجهات النظر المتعارضة، اكتشفوا أرضية مشتركة مدفونة تحت اختلافاتهم، ما عزز الوحدة المستجدة والوضوح في الهدف.

في المناقشات التي تواجه فيها الأغلبية معارضة من أقلية، لا تقنع أو تتجاوز الأقلية، وبدلًا من ذلك، اطرح سؤالًا، “ماذا يمكننا أن نتعلم من هذا الرأي؟”، غالبًا ما تحمل وجهة نظر الأقلية حكمة.

هذا النهج قاد إلى فتح الفرص لسماع الآراء في فريق إدارة إحدى شركات البيع بالتجزئة، الذي سعى لفهم وجهة نظر الأقلية والاستفادة من رؤى المجموعة. بشكل مفاجئ، وجد القادة اتفاقًا أكبر مما كانوا يتوقعون، وأضافت الحكمة الموجودة داخل رأي الأقلية عمقًا. أخذ وجهات النظر المتعددة بعين الاعتبار قد يبطئ المناقشات مؤقتًا، ولكنه يعزز المشاركة ويحسن القرار النهائي.

4. احترم هوية الشركة الأساسية

يجب أن تتماشى طريقة إشراك الموظفين في الاجتماعات مع هوية شركتك الأساسية؛ أي نقاط قوتها وقيمها الراسخة. تمثل نقاط القوة الراسخة في المهارات والسمات الشخصية؛ مثل المرونة، بينما تمثل القيم الأساسية المبادئ التوجيهية والمعتقدات؛ مثل العدالة التي يجب أن تكون أساسية في توجه الشركة. يمكن تلخيص هوية شركتك الأساسية في ثلاث إلى خمس كلمات، مع إرفاق جملة أو اثنتين تشرحان المعنى المحدد للشركة. تعاني كثير من الشركات صعوبة في تحديد القيم المميزة وإحيائها.

يوضح التعبير عن هوية الشركة الأساسية قواعد الاجتماعات، ويعزز انسجامها مع الموظفين. وما قد يبدو في البداية مقاومة لممارسة اجتماعات معينة، قد يكون في الواقع استجابة لممارسة لا تتماشى مع هوية الشركة الأساسية.

على سبيل المثال، تعرف شركة البرمجيات GitLab القيمة الأساسية للشفافية بأنها: “أن تكون منفتحًا بشكل أكبر على عدد ممكن من الأمور”. تُتاح جميع المعلومات تقريبًا في الشركة؛ من حالة الأهداف والمشاريع إلى دليل الشركة وتفاصيل البنية التحتية، لجميع الموظفين، وغالبًا للعامة أيضًا. تقلل هذه الشفافية من حالة عدم اليقين، وتقلل من القلق، وتساعد الموظفين في فهم السياق.

تُظهر GitLab قيمتها الأساسية للشفافية في الاجتماعات من خلال تسجيلها لتكون متاحة للجميع في الشركة، ما لم تكن تحتوي على معلومات شديدة السرية. بالإضافة إلى ذلك، يتم تتبع مناقشات الاجتماعات ونتائجها في مستند مشترك، عادةً يكتفي معظم الموظفين بقراءة المستند المشترك لمعرفة النقاط والنتائج الرئيسة للاجتماع، ولكن لديهم الخيار لمشاهدة التسجيل بأكمله وهو المثال الأقصى للشفافية.

استخدام القيم الأساسية ونقاط القوة الراسخة لشركتك لتحديد قواعد الاجتماعات وإشراك الجميع في العملية، سيعزز ممارسات الاجتماعات التي تحترم وتستفيد من هوية مؤسستك الفريدة.

تتجاوز فوائد إشراك الناس في الاجتماعات النطاق المباشر؛ فالتفاعل في الاجتماعات يسهم ليس فقط في نجاح الفريق، ولكن أيضًا في نجاح القائد؛ إذ يمكن للقائد الذي يركز على هذا العمل اكتساب مهارات جديدة، وتوضيح الرؤية الداخلية، والحصول على فرص للتقدم.

من خلال تغيير الروتين المعتاد، ومواجهة القضايا الكبرى المطروحة، وجعل الجميع يشعرون بأن صوتهم مسموع، واحترام هوية شركتكم الأساسية، يمكنكم تحويل الاجتماعات من حالة اللامبالاة إلى الحماسة. وقد تستلزم هذه الاستراتيجيات مواجهة قضايا هيكلية ونمطية صعبة على الفريق، كما ستتطلب شيئًا من التجربة والخطأ لمعرفة ما يلائم فريقكم ويتّسق مع طريقة عمله.

ومع ذلك، فإن الفوائد لا سبيل إلى إنكارها: فريقٌ منتج، ومتفاعل، ومترابط. وإلى جانب ذلك، ستشهدون تحسّنًا في مخرجات الاجتماعات، وستكتشفون أن الاجتماعات لم تعد عبئًا.

—————————-

تُرجمت هذه المقالة بدعم من مبادرة «ترجم»، إحدى مبادرات هيئة الأدب والنشر والترجمة.

الآراء والأفكار الواردة في المقالة تمثّل وِجهة نَظر المؤلف فقط.